JATIMTIMES - Birokrasi di Kabupaten Blitar terus berbenah. Di tengah derasnya arus digitalisasi layanan publik, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Blitar tidak tinggal diam. Satu per satu, inovasi mereka lahir dari ruang sederhana, dari kebutuhan warga yang tidak ingin repot menanyakan berkas administrasi. Dari situ lahirlah gagasan besar untuk membangun birokrasi yang cerdas, cepat, dan mendidik.

Selama ini, WhatsApp Center Dispendukcapil Kabupaten Blitar di nomor 0823 3655 1822 menjadi tulang punggung komunikasi antara masyarakat dan dinas. Melalui kanal ini, warga dapat menanyakan berbagai hal seputar layanan administrasi kependudukan, mulai dari syarat pembuatan KTP, pelacakan berkas, hingga pengaduan sederhana. 

Baca Juga : RSUD dr Abdoer Rahem Situbondo Maksimalkan DBHCHT 2025 untuk Perkuat Fasilitas Alkes dan Layanan Farmasi

Setiap hari, empat personel disiagakan penuh sejak pagi hingga sore untuk merespons pesan yang masuk. Jumlahnya tidak sedikit, rata-rata mencapai 200 hingga 300 pertanyaan per hari, menandakan betapa tingginya ketergantungan publik terhadap kanal layanan cepat ini.

Kepala Dispendukcapil Kabupaten Blitar, Tunggul Adi Wibowo, menjelaskan bahwa layanan WhatsApp Center sudah berjalan cukup lama dan menjadi salah satu kanal komunikasi andalan warga. 

“Sebagian besar yang menghubungi itu menanyakan persyaratan atau menanyakan proses pengajuan mereka sudah sampai di mana,” ujarnya. 

Ia menambahkan, pertanyaan yang sama muncul berulang kali setiap hari, menandakan perlunya sistem yang lebih efisien dan informatif.

Dari pola itulah, Tunggul dan timnya membaca kebutuhan baru: transformasi dari sekadar menjawab menjadi mengedukasi. “Kalau setiap hari ratusan pertanyaan sama muncul terus, artinya ada yang perlu kita ubah. Warga harusnya bisa mendapat jawaban dengan mudah, tanpa harus menunggu respon petugas,” katanya.

Langkah awal pembenahan dilakukan di layanan front office. Kini setiap warga yang mengajukan dokumen adminduk akan menerima tanda terima digital. Di dalamnya terdapat kode pelacakan yang memungkinkan pemohon memantau proses dokumennya secara mandiri. Inovasi sederhana ini mengurangi beban WhatsApp Center sekaligus mendidik masyarakat agar lebih melek terhadap proses administrasi.

“Jadi masyarakat tidak perlu lagi menanyakan lewat WhatsApp, mereka sudah bisa melacak sendiri. Itu langkah awal menuju layanan yang lebih cerdas,” ujar Tunggul.

Namun, upaya tidak berhenti di situ. Dispendukcapil kini tengah menyiapkan satu lompatan baru dalam pelayanan publik berbasis teknologi, yaitu sebuah aplikasi cerdas bernama SIKEPO, singkatan dari Sistem Informasi Kependudukan Online.

Dengan progres yang telah mencapai 80 persen, SIKEPO dirancang sebagai sistem tanya jawab otomatis yang memuat ribuan informasi seputar administrasi kependudukan. Melalui aplikasi ini, masyarakat dapat mengetik pertanyaan apa pun, seperti “Bagaimana cara membuat akta kelahiran?” atau “Apa syarat mengurus KTP elektronik?” Sistem kemudian akan memberikan jawaban secara langsung, lengkap dengan dasar regulasinya.

“SIKEPO itu semacam kamus besar adminduk. Semua layanan, mulai dari pendaftaran penduduk sampai catatan sipil, akan tersedia di situ,” jelas Tunggul.

Menurutnya, aplikasi ini tidak hanya memberi kemudahan, tapi juga menjadi sarana edukasi digital bagi masyarakat. Ia menyebut, ke depan masyarakat tak perlu lagi bertanya hal-hal dasar ke petugas. “Kami ingin masyarakat bisa mencari tahu sendiri, bisa belajar tentang adminduk dari sumber resmi, by sistem,” ujarnya.

Aplikasi ini juga dirancang untuk mengintegrasikan informasi lintas layanan, termasuk persyaratan, alur pengajuan, dan rujukan regulasi. Dengan demikian, warga bisa memperoleh panduan lengkap tanpa harus datang ke kantor atau menunggu balasan WhatsApp.

“Kalau dulu warga bertanya lewat pesan, nanti cukup buka SIKEPO. Ketik pertanyaannya, dan sistem menjawab dengan referensi yang valid,” kata Tunggul. Ia menambahkan, untuk menjaga keakuratan, seluruh konten di SIKEPO dikurasi langsung oleh tim Dispendukcapil dengan dasar hukum yang jelas.

Meski SIKEPO segera hadir, WhatsApp Center tidak ditinggalkan. Kanal ini justru diarahkan untuk fokus pada penanganan pengaduan dan kasus khusus.

Tunggul menjelaskan, dari sekitar 300 pesan per hari, hampir semuanya bersifat pertanyaan umum, sementara laporan pengaduan hanya muncul satu atau dua kali dalam sebulan. “Itupun kebanyakan hanya menanyakan proses dokumen yang ternyata sudah terkirim melalui email. Kadang pemohonnya belum mengecek atau salah menulis alamat email,” ujarnya sambil tersenyum.

Dengan perubahan fungsi ini, WhatsApp Center akan menjadi jalur komunikasi dua arah yang lebih substantif, menangani keluhan, bukan sekadar menjawab pertanyaan rutin.

Baca Juga : Trans-Jatim Ekspedisi Lamongan-Gresik Gunakan Pembayaran Cashless dari Bank Jatim

“Untuk hal-hal umum nanti SIKEPO yang menjawab, sedangkan WhatsApp Center fokus pada pengaduan terhadap layanan,” jelasnya.

Langkah ini, lanjut Tunggul, juga merupakan bagian dari upaya efisiensi internal dan peningkatan kualitas pelayanan publik. Dengan beban yang berkurang di WhatsApp Center, petugas dapat lebih fokus menindaklanjuti laporan, mempercepat tindak balas, dan melakukan evaluasi pelayanan berdasarkan umpan balik warga.

Transformasi digital di tubuh Dispendukcapil Blitar tak hanya tentang teknologi, tetapi juga tentang perubahan budaya kerja. Dari pola pelayanan reaktif menjadi sistem yang proaktif dan berorientasi pada edukasi.

“Ini bukan sekadar digitalisasi, tapi cara baru kami dalam melayani masyarakat,” ujar Tunggul. Ia menegaskan, SIKEPO bukanlah pengganti manusia, melainkan alat bantu yang memanusiakan birokrasi.

Bagi Tunggul, pelayanan publik bukan hanya soal kecepatan, tetapi juga tentang membangun kepercayaan. Setiap inovasi yang lahir di kantornya berangkat dari pengalaman langsung menghadapi kebutuhan warga. Dari sana, ide dikembangkan, diuji, dan diterjemahkan menjadi solusi konkret.

“Setiap inovasi itu punya satu tujuan: membuat layanan lebih dekat dengan masyarakat.Kami ingin masyarakat merasa dipermudah, tapi juga merasa paham,” ujarnya. 

Dalam waktu dekat, Dispendukcapil menargetkan peluncuran resmi SIKEPO setelah pengujian internal rampung. Setelah itu, akan dilakukan tahap sosialisasi melalui media sosial, website, hingga kegiatan tatap muka dengan perangkat desa.

“Harapan kami, SIKEPO bisa menjadi jembatan pengetahuan. Kalau masyarakat sudah paham proses dan syaratnya, maka pelayanan akan lebih cepat dan transparan,” kata Tunggul.

Ia optimistis, keberadaan SIKEPO akan menjadi contoh baik bagi daerah lain. Terutama karena aplikasi ini tidak hanya memindahkan layanan ke digital, tetapi juga menciptakan literasi baru tentang administrasi kependudukan.

“Selama ini adminduk dianggap rumit. Dengan SIKEPO, kami ingin menunjukkan bahwa adminduk itu mudah dipahami, asal ada panduannya,” ujarnya.

Langkah Dispendukcapil Kabupaten Blitar menunjukkan wajah baru birokrasi Indonesia, birokrasi yang tidak lagi sekadar menunggu warga datang, tetapi aktif menjemput mereka melalui kanal digital.

Melalui WhatsApp Center yang terus dikembangkan dan kehadiran SIKEPO yang sebentar lagi meluncur, pelayanan adminduk di Kabupaten Blitar bergerak menuju masa depan yang lebih cerdas, efisien, dan inklusif.

Birokrasi yang dulu identik dengan antrean panjang kini menjelma menjadi sistem yang bisa diakses di genggaman tangan. Di Kabupaten Blitar, pelayanan publik bukan lagi sekadar urusan administrasi, melainkan cermin kemauan untuk berubah, untuk belajar, dan untuk melayani dengan hati.